Pour le commun des mortels, s’organiser au quotidien peut souvent représenter un défi considérable : le travail, la famille, les amis, les repas, le sport, les loisirs, les projets, les rendez-vous, les vacances, les imprévus… si l’on n’a pas de bonnes habitudes, on peut s’y perdre assez rapidement !

Le milieu professionnel, bien entendu, n’y échappe pas, et plus l’entreprise a de l’envergure, plus la barre est haute. Heureusement, il existe des outils pour nous assister, pour rendre la planification plus simple et efficace, pour éviter de se perdre dans les dédales de la maison qui rend fou.

Maintenant, imaginez que vous êtes à la tête d’une carrosserie avec un énorme volume de production, avec tous les enjeux logistiques que cela suppose. Imaginez qu’en plus, vous avez signé des ententes avec de grands assureurs, qui vous réfèrent un nombre massif de clients venant s’ajouter à votre volume concessionnaire, qui était déjà lui-même important.

C’est le défi qu’a su relever avec brio Philippe Denoncourt de Carrosserie Groupe Saillant. Il a bien voulu nous expliquer en quoi consiste ce type d’entente, les avantages et les défis qui l’accompagnent, et comment il s’y est pris pour garder la tête hors de l’eau et augmenter sa productivité.

Les débuts de Philippe en carrosserie sont un peu inhabituels. Après dix ans dans un abattoir chez Lafleur, il décide d’entreprendre un virage professionnel. Une connaissance lui présente le directeur d’une carrosserie de Québec, qui l’engage en 2008 comme contrôleur de la qualité. Il reste humble, ne prend rien pour acquis et cherche toujours à en apprendre davantage sur l’industrie, de sorte qu’il parvient à grimper les échelons, devenant d’abord commis des pièces, puis assistant directeur. Le Groupe Saillant acquiert la carrosserie vers 2016 et propose à Philippe d’en devenir le directeur : c’est le poste qu’il occupe depuis maintenant six ans. Il est responsable de la gestion de la carrosserie, et fait équipe avec un contremaître d’atelier. Ils collaborent avec des concessionnaires tels que Mazda, Hyundai, Subaru et Toyota.

Il y a quelques années, de grands assureurs ont commencé à approcher des carrosseries à gros volume afin de leur proposer des ententes partenaires. Ils visitent la carrosserie de Philippe et lui proposent de relever le défi. L’idée est de développer des réseaux privilégiés, vers lesquels les assureurs peuvent diriger leurs clients. Ce type d’entente, relativement nouveau dans l’industrie, garantit un gros volume de clientèle aux carrossiers ainsi qu’un référencement de premier plan. En contrepartie, le carrossier s’engage à livrer la marchandise avec qualité et professionnalisme : il doit répondre aux normes de qualité et respecter les procédures des constructeurs en remettant les véhicules dans leur état d’origine.

Aujourd’hui, près de 80 % du volume de la carrosserie de Philippe Denoncourt est dédié aux assureurs avec lesquels il a signé des ententes. Comment gérer cette énorme charge de travail, qui vient s’ajouter au volume concessionnaire ?

Philippe identifie trois aspects liés à la réussite de tels partenariats. Premièrement, il est absolument crucial d’avoir un bon rapport avec l’assureur. La communication et la transparence sont essentiels pour maintenir un lien de confiance réciproque. Ce n’est pas toujours un objectif facile à atteindre, mais prendre le temps de cultiver une bonne relation entre les partenaires est un bénéfice pour toutes les parties impliquées.

Deuxièmement, il s’agit de planifier l’organisation des travaux en conséquence. Pour Philippe et son contremaître d’atelier, la priorité est de toujours rester à la hauteur en termes de qualité et de service à la clientèle. Pour y arriver, ils se basent sur la capacité de la main d’œuvre, et planifient en fonction du nombre d’heures de travail que peut accomplir l’ensemble des techniciens disponibles, plutôt que de calculer en fonction, par exemple, du nombre de véhicules à réparer. Pour éviter une surcharge de travail et maintenir les normes de qualité, ils essaient toujours de se garder une certaine marge de manœuvre dans le calendrier de production, afin d’avoir la latitude pour accueillir les travaux en surplus.

Enfin, il faut avoir les bons outils technologiques pour gérer cette logistique complexe. Sur cet aspect, Philippe s’est intéressé à ProgiPlanning dès la première heure. Le logiciel, dit-il, est facile à apprendre et permet de voir et de planifier toutes les étapes, de l’estimation à la production. Très rapidement, il s’est avéré indispensable afin d’organiser le grand volume de travail dédié à ses partenaires assureurs et ses concessionnaires. Il considère que ProgiPlanning a permis à sa carrosserie d’atteindre un niveau supérieur de logistique, d’augmenter son niveau de production et de rentabilité, de répondre sur une base quotidienne aux objectifs que supposent les ententes avec les assureurs et d’en retirer tous les bénéfices.

Évidemment, avec un projet d’une telle envergure, chaque semaine vient avec de nouveaux défis et il faut toujours rester flexible et à l’affût. Mais avec de bonnes relations, de bons principes de planification et des outils performants comme ProgiPlanning, vous avez déjà franchi le premier pas vers le succès, vous avez tous les éléments nécessaires, non seulement pour gérer adroitement et efficacement tout ce volume de travail, mais, surtout, pour maximiser votre profitabilité.