Quelques trucs pour maintenir un rythme sain.
Les victimes d’un accident automobile qui font réparer leur voiture chez un carrossier ont tendance à faire deux choses après l’incident : changer d’assureur et changer de véhicule, la marque y comprise. C’est pourquoi les partenaires comme les assureurs se préoccupent du temps de cycle à votre atelier. Ils se baseront notamment sur cet indicateur pour juger votre atelier et choisir de faire affaire avec vous.
Mais oublions-les pour un instant. L’indicateur de temps de cycle, ce n’est pas pour les autres, c’est pour vous. Tout d’abord, revenons à la base.
Qu’est-ce que le temps de cycle ?
C’est un indicateur qui s’exprime en jours et qui indique combien de temps s’écoule entre le temps où le carrossier reçoit le véhicule d’un client, le répare et le lui remet. On en fait une moyenne pour l’ensemble de ses réparations.
Il est généralement divisé en trois phases :
- Le moment entre la réception du véhicule et le début de la réparation.
- La réparation elle-même.
- Le temps entre le moment ou la réparation se termine et celui où le client reprend possession de son véhicule réparé.
On peut diviser la phase de réparation de façon granulaire et on s’y intéressera dans un prochain article.
Au Canada, en 2021, le temps de cycle moyen se situait à 11,4 jours selon le rapport d’Autohouse Technologies. Dix pour cent des carrosseries ont réussi à rétablir leur temps de cycle à une moyenne de 6,1 jours et c’est aussi exactement ce que l’on observe sur le terrain avec nos utilisateurs ProgiPlanning. Comme c’est une moyenne, certains font même mieux.
Il est important de ne pas confondre le temps de cycle avec le WIP (travaux en cours interprétés en heure), mais les deux notions vont de pair. Lorsqu’on a un WIP optimal, cela sert les temps de cycle K2K courts.
Pourquoi c’est important pour vous ?
C’est littéralement un moniteur de profitabilité pour votre atelier. C’est aussi un sacré bon indice que votre entreprise roule. Plus l’équipe d’un atelier est organisée sans trop laisser de place à l’improvisation sur son plancher de production, plus le temps de cycle sera bas.
Évidemment, pour bien mesurer cet indicateur, votre atelier doit fonctionner à plein régime sinon la mesure ne sera pas pertinente.
Donc, en réalité, si vous choisissez cet indicateur de succès pour améliorer votre entreprise, non seulement c’est vous qui en retirerez les bénéfices, mais vos partenaires seront aussi ravis.
Il va de soi qu’il ne faut pas sacrifier la qualité du travail pour avoir un meilleur temps de cycle. Si vous compromettez la qualité, c’est que vous faites fausse route et cela pourrait avoir des conséquences graves sur votre réputation et sur la santé de votre entreprise.
Comment améliorer votre temps de cycle
Voici quelques trucs de pro pour améliorer votre temps de cycle.
Préoccupez-vous de vos petites réparations.
Charles Aubry nous indique que les petites et très petites réparations sont souvent celles qui nuisent à notre temps de cycle. À cause de leur nature simple, elles sont les plus faciles à échapper dans notre processus. Il faut les approcher avec le même niveau de rigueur que les réparations plus complexes. On peut notamment les prioriser visuellement pour qu’elles ne traînent pas à l’atelier. Il peut s’agir de mettre un indicateur visuel près du véhicule pour montrer que c’est une priorité (cône orange, tag, drapeau) et, si possible, mettre un indicateur visuel dans votre système de gestion ou de planification en atelier serait aussi un plus.
Ayez un bon processus d’estimation.
Repérer l’ensemble des imprévus et suppléments possibles commence par une bonne estimation des dommages. Il faut y investir du temps pour en gagner et bien sûr avoir un processus d’estimation fiable.
Posez-vous les bonnes questions en début de réparation.
A-t-on la capacité d’accueillir cette nouvelle réparation ?
Si on reçoit le véhicule au mauvais moment alors qu’on ne peut commencer la réparation, on perd du temps précieux.
Avons-nous le personnel qualifié disponible pour accueillir cette réparation ?
Parfois il ne s’agit pas d’avoir seulement la capacité, mais il faut aussi d’avoir l’expertise si on ne veut pas voir un temps de cycle exploser.
Sommes-nous prêts à recevoir cette réparation ?
Avons-nous l’ensemble des pièces, la peinture et le matériel pour commencer et terminer la réparation ?
Bien gérer votre sous-traitance
Que ce soit à propos de l’ADAS, de votre vitrier ou de votre spécialiste en alignement, il est recommandé d’avoir plusieurs fournisseurs, jusqu’à quatre par catégorie de travaux. Si possible, ceux-ci seront situés près de votre atelier afin de traiter l’unité au meilleur moment avant, pendant ou même après la réparation. Avant le début d’une réparation, on peut tenter d’optimiser le temps en positionnant des rendez-vous en sous-traitance avant la réparation afin de regagner ce temps plus tard. Il est important de faire bon usage de tous les temps morts pendant le temps de cycle.
Utiliser du matériel, des processus et des technologies accélérant certaines phases de production.
Rapidement, on peut penser à l’application de peinture wet-on-wet, à la peinture à séchage rapide, au scellant rapide, après UV ou encore à des processus qui économisent du temps aux techniciens comme la préparation de leur chariot de pièces. Ce ne sont que quelques exemples, mais les options sont nombreuses. Quand on porte des améliorations, il faut s’assurer ne pas créer de goulots d’étranglement trop importants et que le flot de production est harmonieux. Les outils doivent être à la portée des techniciens. Le but est que le technicien consacre son temps à la production avec un minimum d’interruptions.
Avoir les bons outils informatiques
Pour suivre son temps de cycle de façon efficace, voir ses fluctuations et les examiner, il faut un système comme ProgiPlanning qui permet une analyse la situation en un coup d’œil et une investigation de façon granulaire.
Contrôler son WIP
En ayant un WIP (travail en cours) optimal, on évite les embâcles de production.
Les tops des tops
Les tops des tops souhaitent perdre le moins de temps possible avec les véhicules à l’atelier et sont extrêmement organisés. Tellement que l’agent(e) de service à la clientèle peut fixer directement le rendez-vous de livraison du véhicule alors que le client lui remet ses clés pour la réparation. Il ou elle a la certitude que ça fonctionnera et exceptionnellement, en cas de pépin, communiquera avec le client pour repousser la date. Le but c’est que le client vienne chercher le véhicule le plus près possible du moment où la réparation est terminée. Mais attention, on ne peut faire ceci que lorsqu’on est rodé avec la cadence d’un métronome, sinon on s’expose à des insatisfactions.
La crise des pièces
La crise des pièces qui sévit depuis la fin 2021 joue sur votre capacité à avoir des temps de cycle sains, notamment pour les non carrossables. Ces jours-ci, pour avoir votre vrai temps de cycle, vous devrez probablement faire quelques contorsions statistiques.
Pour les non carrossables, tentez d’avoir toutes les pièces avant la réparation. Si ce n’est pas possible, prenez les moyens nécessaires pour remettre la voiture sur la route de façon sécuritaire le plus rapidement possible et de terminer la réparation plus tard quand vous aurez le matériel nécessaire.
En conclusion
Avoir les yeux sur votre temps de cycle c’est avoir les yeux sur le cardiogramme de votre atelier pour savoir si ce dernier va bien.
Si vous êtes au-delà de la moyenne nationale, vous avez des corrections majeures à apporter le plus rapidement possible. Si vous êtes dans la moyenne, il ne faut pas se féliciter trop vite, vous avez encore pas mal de corrections à apporter à vos processus. Même pour le 10 % des meilleurs, on observe encore quelques occasions d’amélioration, alors dites-vous que vous êtes loin du compte si vous êtes dans la moyenne.
Les entrepreneurs que vous êtes ne doivent pas être déçus ou choqués si votre temps de cycle est trop long. Ça veut dire qu’il y a des améliorations possibles et que vos efforts vous apporteront rapidement de l’argent et de la tranquillité d’esprit.