Ne pas surcharger l’atelier semble être un conseil simple à suivre. Pourtant, c’est l’une des faiblesses les plus fréquentes des gestionnaires d’ateliers de carrosserie.
C’était vrai avant la COVID-19 et ça l’est encore plus avec le retour de l’ouvrage. Les ateliers ont eu faim, leur garde-manger est vide et ils ont tendance à prévoir trop de dossiers de réparation en même temps.
Plusieurs raisons expliquent pourquoi les gestionnaires choisissent de se surcharger. Certains tentent de garder une charge élevée parce que ça leur procure un sentiment de sécurité tandis que d’autres aiment avoir plus de dossiers en cours afin de mieux les attribuer aux techniciens selon leurs forces et leurs faiblesses. Malheureusement, certains ne réalisent même pas qu’ils sont surchargés.
Est-ce si grave d’être surchargé ? Oui, au niveau de la performance, cela entraîne des conséquences importantes. Si vous êtes gestionnaire-propriétaire ou que vous touchez un bonus sur les profits, ça l’est davantage parce que vos dollars partent en fumée pendant que la machine qu’est votre atelier roule à plein régime.
Dans la règle numéro 4, nous allons définir ce qu’est une surcharge, les inconvénients d’être en surcharge et comment les prévenir.
Qu’est-ce qu’une surcharge ?
Une surcharge représente un niveau de travail plus important que celui que la capacité de votre atelier vous permet de réaliser sans subir une perte de performance.
Un symptôme apparent d’un atelier en surcharge est la grande quantité de véhicules dans le stationnement et dans l’atelier, mais très peu sont activement en train d’être réparés.
Déboulonnons un mythe ensemble ; un atelier surchargé est un atelier improductif. Faux. Il y a des ateliers extrêmement productifs qui sont surchargés. Seulement, ils sont moins rentables et donc moins performants. Même si leur chiffre d’affaires peut sembler alléchant à première vue, il ne faut pas se leurrer, l’important c’est ce qui reste dans nos poches.
En performance, il ne faut pas perdre de vue que l’objectif est d’optimiser nos ressources pour obtenir le plus de profits possible. Si un atelier n’est pas capable de traduire sa grande productivité en dollars de profit, il faut évidemment investiguer pour trouver les problèmes. La plupart du temps, on trouvera des éléments liés à la surcharge qui tirent la rentabilité d’un atelier vers le bas.
Inconvénients d’être en surcharge
Le temps de cycle clé à clé est long. Cela nuit aux ateliers, notamment dans les bulletins d’évaluation des assureurs. Puis, le coût de la réalisation d’un dossier lié au prêt d’un véhicule de courtoisie ou d’une location est plus élevé.
Alors finalement, on n’atteint pas le plein potentiel de notre profitabilité et nos clients-assureurs vont peut-être faire le choix d’assigner leurs dossiers ailleurs, chez des compétiteurs avec un temps de cycle plus court.
Comment prévenir les surcharges ?
Il faut connaître son niveau de production optimal. Plus facile à dire qu’à faire me direz-vous ?
Avec les imprévus comme les non carrossables, les concessionnaires qui vous ensevelissent sous les demandes urgentes, les choses peuvent rapidement devenir hors de contrôle et en plus, c’est difficile de dire non aux clients.
C’est vrai. Seulement, vos dossiers non carrossables, disons que vous en recevez cent par année, n’arriveront pas tous dans votre cour samedi prochain. Il en arrive en moyenne deux par semaine, un peu plus l’hiver, un peu moins l’été. Donc, c’est prévisible. Avec la connaissance que vous avez de votre marché, vous êtes capable de prévoir les impacts de la demande pour votre capacité et de planifier en conséquence.
Tout d’abord, on doit pouvoir se monitorer facilement pour comprendre notre capacité et notre niveau de production optimal. Il va sans dire qu’un outil spécialisé comme ProgiPlanning est la solution de prédilection pour tous les gestionnaires d’atelier.
ProgiPlanning permet de suivre un indicateur précieux qui vous permet de savoir si vous êtes en surcharge, c’est-à-dire le nombre d’heures de vos travaux en cours (le WIP en bon français).
La façon la plus aidante de planifier votre capacité pour maîtriser votre charge est la méthode en pourcentage. Encore là, il faut le bon outil pour le faire. On recommande au maximum 10 % au-dessus de votre capacité.
Exemple en pourcentage : On ne doit pas aller au-delà de 10 % de notre productivité connue afin d’éviter d’être en surcharge. Donc, si votre productivité connue est de 130 %, votre meilleur niveau de productivité se situera entre 130 % et 140 %, mais au-delà, vous nuisez à vos indicateurs de performance.
Exemple en heures : Si vous connaissez la valeur en heures de votre WIP, par exemple vous savez que votre maximum est de 200 heures, vous devez alors viser un maximum de 220 heures pour éviter la surcharge.
Chez Progi, l’indicateur facile pour savoir si nous sommes en surcharge est le besoin en voitures de location/courtoisie ; c’est trois véhicules de location/courtoisie maximum par technicien productif. Pour les meilleurs, c’est deux véhicules de location/courtoisie. Ceux qui sont bons, avec un modèle d’affaires comprenant beaucoup de dossiers provenant de concessionnaires, sont littéralement capables de faire du un pour un. Non seulement c’est un indicateur de performance simple, mais plus le ratio véhicule/technicien est bas, meilleures seront vos marges de profit.
En conclusion
En résumé, les avantages de ne pas se surcharger sont :
- L’augmentation de votre marge de profit, un indicateur cher à votre cœur.
- La diminution de votre temps de cycle clé à clé, un indicateur cher aux cœurs de vos clients-assureurs.
Mais aussi la diminution de la charge mentale de votre équipe. En maintenant un niveau acceptable de véhicules à réparer dans votre équipe, inconsciemment, elle considère le défi surmontable. Chaque fois qu’un véhicule est livré, c’est une plus grande victoire pour l’esprit.
Rédaction : Alexandre Rocheleau
Collaboration : Charles Aubry
Révision : Sophie Larocque
Édition : Émilie Blanchette
Revoir la règle no 1 : Se fixer des objectifs
Revoir la règle no 2 : Communiquer ses objectifs
Revoir la règle no 3 : Maintenir et analyser