La communication, cette compétence trop souvent oubliée en atelier de carrosserie.
On se demande souvent comment performer davantage, produire davantage, vendre davantage ou être plus profitable. Mais il est rare qu’on se pose la question ; comment communiquer davantage ? On ne parle pas nécessairement ici de quantité, mais de qualité. C’est-à-dire donner la bonne information, au bon moment et à la bonne personne.
La quantité ne doit pas primer sur la qualité. La dernière chose que vous voulez faire est d’ensevelir votre équipe sous des informations et ainsi la ralentir. Il faut trouver votre sweet spot. Ce qui rend votre équipe performante et mobilisée.
La communication est souvent une compétence laissée pour compte parce que sur le moment, elle n’est pas aussi concrète qu’un peintre qui réussit un bon blend sur un véhicule. Pourtant ce n’est pas une compétence à ignorer, loin de là.
Chez Progi, on la considère comme le deuxième élément en importance dans la recette de la performance en atelier de carrosserie. S’y investir correctement améliore vos résultats en lien avec vos indicateurs clés de succès.
Nul besoin d’être Barack Obama pour se lancer dans la communication. Tous les efforts sont les bienvenus. Si vous vous sentez inadéquat et seul face à ce défi, vous pouvez vous adjoindre soit d’un consultant ou d’un gestionnaire ayant beaucoup d’affinités avec cette compétence afin de vous structurer et de vous coacher un peu.
Notez que si vous ne prenez pas le temps de communiquer avec chacun, soit par vous-même ou par le biais d’un superviseur de production, vos équipiers ne prendront pas le temps de communiquer avec vous ni avec les membres de votre équipe de gestion, car ils vous croient inaccessible. Vous pouvez ainsi perdre des idées importantes au niveau de l’innovation, par exemple. S’ils ne peuvent pas communiquer, donc s’impliquer, les employés se sentent généralement moins engagés dans l’équipe et son succès.
Investir du temps pour communiquer produira les effets suivants au sein de votre équipe :
- Meilleure coordination des réparations ;
- Meilleure adaptation aux changements ;
- Meilleure mobilisation de l’équipe ;
- L’atteinte de meilleures performances tant monétaires qu’opérationnelles.
Quoi communiquer ?
- Les objectifs de l’atelier ;
- Les changements et leurs raisons (ex. : outils, processus, objectifs) ;
- L’état des travaux de réparation sur les véhicules ;
- Les enjeux et leurs solutions, tant ceux du quotidien que ceux à long terme.
Sur quel ton communiquer ?
Nous vivons à une époque où 1) les employés sont rares et 2) ils aiment se sentir impliqués dans le succès de l’entreprise. On s’éloigne donc de l’héritage de communication patron-employés qui nous provient de la révolution industrielle pour se rapprocher d’un ton souple, invitant et participatif. L’ère de prendre les employés pour acquis est terminée.
L’entrepreneur et ses gestionnaires doivent développer un talent important : le leadership. Il ne s’agit pas seulement de donner de la bonne information, au bon moment et à la bonne personne, mais il faut aussi utiliser le bon ton pour susciter l’adhésion au changement, l’engagement de l’équipe envers la réussite de l’entreprise et de ses objectifs, et mobiliser les troupes afin de générer de la loyauté envers votre organisation.
On veut créer une culture positive dans notre entreprise dans laquelle la réussite et la performance jouent des rôles clés.
Quels sont les outils pour réussir nos communications ?
D’un point de vue intangible, les rencontres sont des outils importants. On présente ci-dessous l’exemple des rencontres quotidiennes, hebdomadaires et individuelles, mais ce ne sont que des guides. Les seules règles : soyez pertinents, positifs et au service de vos objectifs.
Comme au moment d’écrire ces lignes ce sont les séries de hockey, je vais donc prendre un exemple de hockey. Ce n’est pas important d’avoir perdu les deux premières périodes si l’on fait des ajustements et que l’on reste positif, cela nous permettra de gagner en troisième période. Notre attitude face à l’adversité ne doit pas abattre le moral des troupes.
Rencontre du matin (5 à 15 minutes, gros maximum)
Objectifs : Optimiser les réparations et s’assurer que le processus de réparation suit son cours.
Qui : Adjointe ou adjoint, gestionnaire de plancher, le ou la responsable des pièces, la direction générale/propriétaire, selon son implication.
Exemples de sujets :
- Identifier les goulots d’étranglement et les bloquants pour les réparations en cours ou à débuter : pièces manquantes et suppléments, bris d’équipement, sous-traitant en retard, membre de l’équipe absent. Établir ensuite un plan de match pour les résoudre.
- Véhicules qui seront livrés et reçus dans la journée.
- Revue des objectifs de la semaine.
Truc : Faites vos rencontres quotidiennes debout. On gagne du temps et l’énergie est meilleure.
Rencontre de la semaine (30 minutes)
Objectif : Mobilisation d’équipe et informations. N’hésitez pas à faire des thèmes spéciaux.
Qui : L’équipe
Exemples de sujets :
- Retour sur les formations que suivent vos techniciens ;
- Félicitations ;
- Mises-en-garde sur les projets qui se sont moins bien déroulés et discussions sur comment s’améliorer ;
- Expliquer les changements à venir. Par exemple : nouveau processus dans l’atelier, objectifs, nouvelles exigences d’un client ou de notre bannière, s’il y a lieu.
Conseil de Charles : Planifiez une rencontre le mercredi. Pourquoi ? Parce que l’équipe a déjà la moitié du temps d’écoulée pour atteindre ses objectifs hebdomadaires. Il n’est pas trop tard pour se mobiliser et transformer un mauvais début de semaine en réussite.
Rencontre individuelle
Objectif : Diviser pour mieux régner. Cette phrase vous dit quelque chose ? Vous avez des objectifs d’atelier, mais pour responsabiliser l’équipe par rapport à ces objectifs vous devez indiquer à chaque personne leur rôle et leurs cibles à atteindre, les bloquants et les solutions liées à l’atteinte des objectifs.
Cette rencontre garde le personnel sur le qui-vive. C’est un peu comme au gym quand le coach vient voir nos progrès mensuels. On y met pas mal plus d’efforts que si personne ne venait nous voir. Le coaching, c’est très stimulant pour la psyché humaine.
N’attendez pas à la fin de l’année pour évaluer vos techniciens. Rencontrez-les régulièrement (minimalement aux trois mois) afin de revoir leurs objectifs, parler de leurs forces et faiblesses et leur donner une tape dans le dos de façon plus officielle. Vous pouvez faire des rencontres plus ou moins fréquentes selon les individus et leurs besoins pour :
- Cibler les attentes ;
- Coacher ;
- Expliquer certains changements aux plus récalcitrants ;
- Évaluer et donner du feedback.
Outils de communication
Évidemment, communiquer ne veut pas seulement dire se faire aller le mâche-patate toute la journée. Des outils peuvent nous aider à communiquer et à collaborer avec notre équipe afin de leur donner la bonne information au bon moment.
Par exemple, un simple téléviseur installé à un endroit stratégique dans l’atelier pour projeter ProgiPlanning est une aide immense qui ne prendra pas trop d’efforts à mettre en place.
Que doivent communiquer ces outils dans l’atelier ?
- L’état des véhicules et les travaux en cours.
- La progression de vos objectifs.
En conclusion, l’équipe est la pierre angulaire de l’atelier de carrosserie. Pas d’équipe, pas de réparations. La communication est l’huile qui permet aux rouages de l’atelier d’opérer à leur plein potentiel.
Rédaction : Alexandre Rocheleau
Collaboration : Charles Aubry
Révision : Sophie Larocque
Édition : Émilie Blanchette
Revoir la règle no 1 : Se fixer des objectifs