Avec les deux premières règles pour rendre notre atelier de carrosserie performant nous avons appris à établir les objectifs de notre équipe et à les communiquer à notre équipe.
Maintenant, la prochaine règle cruciale est de suivre l’atteinte de ces derniers et d’analyser. Pour bien accomplir cette étape, c’est une question de routine. Il faut bien faire les choses chaque jour.
On recherche donc un processus qui va nous offrir des données précises et utiles, qui sera simple et qui consommera peu de temps auprès des utilisateurs, encore moins auprès des employés productifs.
Alors, si on récapitule, les meilleurs éléments d’un procédé de maintenance et d’analyse conçu pour améliorer la performance en atelier de carrosserie sont :
- Précision
- Simplicité
- Rapidité
Pièges à éviter
On pense bien faire, alors on investit dans un système de gestion qui viendra régler tout nos problèmes. C’est facile d’être séduit par la nouvelle patente qui fait tout, qui est intégrée à tout et qui demande l’attention de tous.
Beaucoup de nouveaux systèmes de gestion invitent tous les employés à collaborer et à être responsables de leur propre saisie de données. Si la promesse initiale semble intéressante, il est rare qu’un gestionnaire puisse la matérialiser en succès.
Généralement, plus l’atelier est gros, pire c’est. Plus l’équipe est nombreuse, plus il est difficile de maintenir une discipline menant à une bonne saisie de données par l’ensemble de l’équipe. Si la qualité des données entrées dans le système dépend de tous, elle ne dépend de personne, notamment quand la mission première d’une personne est de réparer une voiture et non de saisir des données. En fait, même les fameux systèmes de punch sont faillibles.
De plus, tous mettent maintenant du temps à documenter les suivis, souvent pour en arriver à des données erronées. Le temps de tous est donc plus ou moins bien investi. D’un côté, le gestionnaire voit de mauvaises données et prend donc de mauvaises décisions basées sur les mauvaises informations et de l’autre, les experts en carrosserie diminuent leur touch time en l’investissant dans la saisie de données.
Ce temps précieux, ils pourraient l’investir dans des réparations. On pense souvent que la saisie de données ne prend que 5 ou 10 minutes par jour, donc ce n’est pas très long. Mais à coup de 5 minutes par jour sur 52 semaines, c’est presque 22 heures par employé productif. Des heures littéralement perdues sur le plancher de production. Dans un atelier avec 5 employés productifs, c’est 110 heures par année qui sont perdues. Si l’efficacité de votre personnel est à 130 % et que votre taux horaire moyen est de 65 $, c’est 9295 $ de revenu qui disparait en poussière.
Donc, quand on calcule le coût d’un logiciel collaboratif, il est important de tenir compte du temps que les employés productifs y investissent par rapport aux bénéfices. De plus, 5 minutes par jour, c’est généralement très optimiste. On voit beaucoup de 10 minutes voire 15 minutes investis pour certaines plateformes.
En résumé, investir dans un système de gestion est une décision qui ne permet pas d’obtenir ce que l’on veut d’un bon procédé pour nous aider à maintenir et analyser notre performance. Ce n’est pas rapide ni précis. Ça peut être simple, mais ça ne vaut pas grand-chose si les deux premières conditions ne sont pas remplies.
Ce que l’on veut comme outil en atelier pour suivre notre performance
On cherche un outil simple, facile à apprendre et qui nous informe rapidement quand on le consulte. On veut un accès à des indicateurs structurant comme le WIP (work in progress/travaux en cours), temps de réparation moyen par grosseur de réparation, temps de peinture par jour, etc.
C’est un outil que les gens peuvent utiliser pour communiquer, le regarder ensemble et partager un langage commun autour du succès de l’entreprise.
C’est un outil manipulé par un utilisateur, par exemple le gestionnaire de plancher, mais qui gagnera en précision grâce à nos compétences en communication.
C’est un outil de planification de la production automatisée qui permet à l’utilisateur de gagner le maximum de temps. On le surveillera l’outil une fois par jour pour y porter les corrections nécessaires et certaines corrections urgentes ad hoc.
Faire des constats
Ce n’est pas tout de voir des données et de se dire que l’on a réussi ou échoué. Il faut se donner la peine de comprendre pourquoi afin de ne pas répéter les comportements qui nuisent à la production ou, à l’inverse, afin de répéter les comportements qui sont un levier pour la production.
On peut analyser nos 5 meilleures et nos 5 pires réparations par semaine. À la suite de votre analyse, communiquez vos victoires, félicitez vos équipes, mettez-les en garde vis-à-vis des comportements nuisant à votre productivité et donnez-leur des directives.
La qualité de l’estimation et la discipline pour la commande de pièces avant le début de la réparation sont des exemples de moments clés importants qu’il faut améliorer.
Coopérer pour s’améliorer
En comparant vos analyses avec d’autres ateliers qui vivent une réalité semblable à la vôtre, vous pourriez être impressionnés par ce que vous découvrirez.
Parfois, on croit que l’on fait de son mieux et que l’industrie est fautive de nos problèmes. Puis, on se rend compte qu’il y a des ateliers très rentables qui œuvrent dans la même industrie. Seulement, les gestionnaires de ces ateliers ont mis énormément d’efforts sur les améliorations internes qu’ils pouvaient faire sachant qu’ils avaient peu de pouvoir sur les phénomènes externes à leur entreprise.
Quelles idées pouvez-vous emprunter à vos collègues qui font mieux que vous ? Ceux qui cherchent ces réponses deviennent souvent les gens sur qui d’autres ateliers s’appuieront et de qui ils s’inspireront par la suite.
Rédaction : Alexandre Rocheleau
Collaboration : Charles Aubry
Révision : Sophie Larocque
Édition : Émilie Blanchette