L’achat et la revente de pièces automobiles représentent environ 50 % des revenus d’un atelier de carrosserie. De plus, un processus d’achat qui manque de robustesse peut causer bien des casse-têtes d’opérations et de productivité. Comme gestionnaire de carrosserie, c’est donc important d’y jeter un œil avisé.
« Dans le bon vieux temps, ça se passait de même. »
Dans un passé pas encore si lointain, l’achat de pièces se faisait majoritairement par téléphone ou par catalogue. Si cela avait pour avantage de donner un petit côté social au travail à réaliser, il n’en reste pas moins que l’achat de pièces par téléphone occasionnait des pertes de temps impressionnantes pour l’acheteur, sans compter les possibilités d’erreurs. On pouvait surtout rater l’occasion d’avoir la meilleure pièce, au meilleur prix ou encore avec le meilleur rabais, avec la bonne certification et un temps de livraison appropriée.
À l’heure d’écrire ces mots, en janvier 2020, c’est l’ère de l’intelligence artificielle et du big data. Malgré cela, on serait surpris d’apprendre combien d’ateliers de carrosserie fonctionnent toujours avec la commande par téléphone. Par contre, la plupart des ateliers se servent de logiciels d’estimation pour mieux guider leurs achats.
Mieux commander : la justesse de l’information.
Il est intéressant d’observer les chiffres lorsqu’on utilise ce type de logiciel, car on ne peut s’y fier à 100 %. En effet, les analyses statistiques démontrent que dans 21 % des cas, incluant le domaine de la pièce neuve, il y a un changement de prix entre celui du logiciel d’estimation et celui réellement facturé par le fournisseur. Cela occasionne bien des maux de tête à l’acheteur et à son équipe. Pour certaines grandes marques de manufacturiers automobiles, ce chiffre peut s’élever à 90 %. Pour un carrossier qui n’a pas un système efficace d’achat de pièces, les suppléments* sont au rendez-vous une fois sur deux, tout type de pièces confondues.
Pour le gestionnaire de carrosserie, le nerf de la guerre en achat de pièces demeure la justesse de l’information par rapport à la disponibilité, qualité/certification et le prix des pièces. Afin de gagner du temps et d’optimiser son efficacité, l’acheteur devrait reposer son processus d’achat sur une plateforme lui permettant d’accéder à tous les types de pièces (neuves, similaires, recyclées, réusinées), ainsi que sur de l’information juste et des indicateurs de gestion fiables. La communication et la bonne entente avec les fournisseurs sont aussi de bons facteurs de succès pour un atelier. Les logiciels d’achat de pièces performants tels que ProgiPièces sont un lien de contact solide servant à faire fructifier les relations d’affaires.
Les conséquences négatives d’un atelier de carrosserie qui ne s’intéresse pas aux meilleures pratiques pour son processus d’achat de pièces sont d’abord opérationnelles puis deviennent rapidement financières. Cela peut affecter les performances de l’atelier en termes de temps de cycle, de gestion de l’espace, de l’efficacité de l’équipe, du flux monétaire, de la capacité de production et de la rentabilité. Il faut garder en tête un enjeu souvent oublié en gestion des affaires : la satisfaction de la clientèle. Comment est-elle affectée par le temps de cycle ou encore par le relationnel, comme lorsque le client s’aperçoit qu’il y a de l’improvisation dans les prises de rendez-vous pour la réparation de son véhicule ?
Mieux commander : mais quand ?
En plus de concentrer ses efforts sur une plateforme digitale solide pour commander des pièces, l’atelier doit aussi déterminer quand les commander. Il faut le faire avant la réparation et selon l’horaire de la personne responsable des achats.
Avec une plateforme digitale d’achat de pièces comme ProgiPièces, l’acheteur est littéralement à portée de doigts de l’ensemble de ses fournisseurs qui, dans un délai très court, lui confirmeront avec exactitude le prix, la disponibilité et la qualité des pièces. Avec une plateforme d’une telle efficacité, le quand commander devient simple. Les pièces doivent être commandées environ une semaine (jours ouvrables) avant la réparation afin de prévenir la plupart des imprévus qui pourraient nous faire prendre du retard. L’acheteur envoie les demandes de confirmation des pièces le matin plutôt qu’en fin de journée. Ceci lui permet de recevoir les confirmations et de commander sans perte de temps en raison des heures de fermeture de ses fournisseurs. Un bon système de commande de pièces doit aussi avoir la capacité d’effectuer des commandes différées.
La règle d’or est d’éviter de faire venir un client en atelier pour la réparation de son véhicule avant d’avoir reçu l’ensemble des pièces. Il faut donc travailler en équipe afin d’appeler le client au bon moment. Cette pratique peut rendre un atelier et son espace de cour plus ordonnés en un rien de temps.
Un petit truc
Un bon truc pour ne pas noyer son atelier de pièces est de recevoir et livrer des véhicules chaque jour de la semaine. C’est bon pour la gestion de l’espace, pour le flux monétaire (cash-flow), et aussi pour optimiser la capacité de son atelier.
En conclusion
En tant que gestionnaire, il est important d’explorer les possibilités et les fonctionnalités que vous offre un système d’achat de pièces. Vous seriez surpris des petits outils que vous pourrez y trouver afin d’optimiser non seulement votre efficacité, mais aussi votre capacité à mieux contrôler votre flux logistique.
* Note au lecteur : Il est à noter qu’une bonne méthode d’estimation joue aussi un rôle fondamental pour les demandes de suppléments.
À la rédaction : Alexandre Rocheleau
Collaboration : Patrick Turcotte, Jean-François Potvin & Laurent Tri
Révision : Sophie Larocque